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HubSpot CRM vs Notion : quelle solution pour les indépendants ?

09 Sep 2025 à 13:42

Notion ou HubSpot CRM ? Découvrez la meilleure solution pour indépendants qui veulent structurer leur prospection et ne plus rater aucune vente. 🚀

HubSpot CRM vs Notion : quelle solution pour les indépendants ?

Vous êtes freelance, coach, consultant ou créateur de contenu et vous jonglez chaque jour entre la prospection, la gestion de vos clients, les relances et la facturation ? Pour ne pas sombrer dans le chaos administratif, il vous faut un outil central pour piloter votre activité.


👉 Deux solutions reviennent souvent : Notion, la plateforme flexible que vous modelez vous-même, et HubSpot CRM, pensée pour automatiser le suivi client et maximiser vos ventes.
Laquelle est la plus adaptée à un indépendant qui veut croître sans se brûler les ailes ?




La réponse vous attend dans cet article.

Essayer HubSpot CRM aujourd'hui 

Le chiffre clé : 63 % des freelances perdent des opportunités faute de suivi structuré

Près de deux tiers des indépendants se heurtent à un obstacle invisible mais coûteux : la gestion artisanale de leur relation client.

👉 Selon une étude menée par Invox.io en 2024, 63 % des freelances déclarent avoir déjà perdu des opportunités commerciales faute de suivi structuré.
Un chiffre qui en dit long sur la fragilité d’un modèle basé sur des outils dispersés, des tableurs manuels ou de simples notes dans un carnet.

Dans un contexte où plus de 1,4 million de freelances sont actifs en France (source : INSEE, 2023), et où la concurrence s’intensifie chaque mois, chaque prospect oublié représente une perte directe de revenus.

La tendance aux missions courtes et répétées renforce ce constat : le suivi client ne peut plus être improvisé. Pourtant, peu d’indépendants s’équipent d’un véritable CRM, par méconnaissance, manque de temps ou souci d’économies.

📌 Résultat : des ventes perdues, un sentiment de désorganisation, et une perte de crédibilité auprès des clients.

Structurer sa relation client n’est donc plus un luxe, mais un levier stratégique pour convertir ses leads, fidéliser, et sécuriser son chiffre d’affaires durablement.

Sources : Invox.io, étude 2024 ; INSEE, données 2023 sur les indépendants.

À lire : Comment booster son activité de coach en ligne avec HubSpot CRM ?

1. Notion : la liberté totale… mais manuelle

Notion s’est imposé ces dernières années comme un outil d’organisation incontournable. Flexible, esthétique, personnalisable à l’infini, il séduit les indépendants à la recherche d’un espace unique pour centraliser notes, bases de données, checklists et projets.

Et parmi ses usages courants ? Le fameux “CRM maison”.

Ce que permet Notion pour un indépendant :

• Créer un tableau Kanban “Prospects” ou “Clients”

• Ajouter des champs personnalisés : Nom, Email, Devis, Statut, Date de relance…

• Relier chaque fiche client à des notes de rendez-vous, documents, contrats

• Suivre l’avancée des deals avec un simple glisser-déposer

👉 En clair : Notion est un formidable bac à sable organisationnel, un “tableur boosté aux stéroïdes” pour les esprits structurés.

Mais ce pouvoir a un prix.

Les limites de Notion en CRM :

• Aucune automatisation native : toutes les relances, emails, suivis sont à faire à la main.

• Aucun reporting dynamique : il faut bidouiller avec Google Sheets.

• Pas d’intégration directe avec Gmail, Zoom, Stripe ou Calendly (ou via des outils tiers complexes).

• Aucun rappel automatique : si vous oubliez, Notion aussi.
  
  
  

Verdict ? Notion vous donne une liberté totale, mais vous laisse seul avec cette liberté. Pour les indépendants qui veulent scaler, cela devient vite un piège chronophage.

À lire : Pourquoi HubSpot est le CRM plébiscité par les agences de création de contenus ?

2. HubSpot CRM : un outil pensé pour vendre (et faire gagner du temps)

Face à cette organisation artisanale, HubSpot CRM apporte une approche radicalement différente : vous aider à vendre mieux, plus vite, sans rien oublier.

Pensé initialement pour les équipes commerciales, il s’est ouvert ces dernières années aux freelances et indépendants avec des offres très accessibles.

Ce que HubSpot CRM offre dès la version gratuite :

• 📇 Fiches contacts enrichies automatiquement (emails envoyés, appels logués, formulaires remplis)

• 🎯 Pipelines visuels avec tâches et relances automatiques

• 🔁 Workflows pour automatiser emails, séquences de relance, nurturing

• 📩 Intégration native avec Gmail, Outlook, Zoom, Stripe, Calendly

• 📊 Tableaux de bord prêts à l’emploi : revenus, conversion, pipeline en temps réel
  
  
  

👉 En résumé : HubSpot CRM est comme un assistant commercial numérique qui travaille pendant que vous dormez.

Et c’est bien cela qui change la donne pour les indépendants : automatiser ce qui ne devrait plus être manuel.

3. 5 cas d’usage concrets : Notion vs HubSpot CRM

🔍 Cas 1 : Prospection et suivi des leads

• Notion : vous créez une base de prospects, vous saisissez chaque contact manuellement, vous devez penser à les relancer.

• HubSpot : un formulaire sur votre site capte le lead → fiche contact créée automatiquement → un email de bienvenue est envoyé → une tâche de relance est programmée.

👉 Gagnant : HubSpot. La machine s’occupe du suivi, vous vous concentrez sur l’échange humain.

✍️ Cas 2 : Envoi de proposition et signature

• Notion : vous envoyez une proposition par mail, utilisez DocuSign pour la signature, PayPal pour le paiement… puis mettez à jour la colonne “Deal gagné”.

• HubSpot : vous envoyez un devis intégré (via PandaDoc, Stripe…), suivez l’ouverture, la signature et le paiement — tout est loggé automatiquement.

👉 Gagnant : HubSpot. Moins de friction, moins d’outils, moins d’oublis.

🧑‍💻 Cas 3 : Onboarding client

• Notion : vous utilisez un template d’onboarding, mais vous devez envoyer les mails à la main.

• HubSpot : une fois le deal marqué comme “Gagné”, un workflow se déclenche : email de bienvenue, lien Calendly, questionnaire client, tâche de suivi automatique à J+7.

👉 Gagnant : HubSpot. L'expérience client est fluide, pro et sans effort.

💸 Cas 4 : Fidélisation et upsell

• Notion : vous devez penser à revenir vers un client après quelques mois. Rien ne vous le rappelle.

• HubSpot : un email post-prestation est envoyé automatiquement, suivi d’une offre personnalisée, puis d’un sondage NPS.
  
  

👉 Gagnant : HubSpot. La fidélisation devient un processus, pas un espoir.

📈 Cas 5 : Suivi de la performance

• Notion : vous créez une base “Revenus”, mettez à jour manuellement chaque mission gagnée, exportez sur Google Sheets pour faire des graphiques.

• HubSpot : vous avez un tableau de bord temps réel : taux de conversion, deals gagnés, chiffre d'affaires, valeur moyenne par client.
  
  

👉 Gagnant : HubSpot. Vous pilotez comme un pro, pas comme un bidouilleur.

4. Le vrai coût : temps perdu vs investissement utile

Notion semble gratuit... mais à quel prix ?

Beaucoup choisissent Notion parce qu’il ne coûte rien. Mais :

• ⌛ Créer et maintenir un CRM maison prend des dizaines d’heures.

• ⚠️ Risque d’erreurs humaines → leads oubliés, relances ratées.

• 🔁 Aucune automatisation = temps passé à refaire les mêmes tâches.
  
  
  

HubSpot CRM, en comparaison :

• Version gratuite très généreuse : contacts illimités, pipeline, tâches, formulaires, intégrations de base

• Version Starter à partir de ~20 à 50€/mois : accès aux workflows, séquences, automatisation avancée

👉 Pour ce prix ? Gagner des heures par semaine, ne plus rater une seule vente, et offrir une expérience client premium.

C’est moins une dépense qu’un investissement intelligent.

5. Roadmap : comment migrer de Notion vers HubSpot CRM en 5 étapes simples

Étape 1 : Exporter vos données de Notion

• Export CSV de votre base “Prospects” ou “Clients”

• Nettoyez les colonnes (Nom, Email, Téléphone, Statut, etc.)

Étape 2 : Importer dans HubSpot

• Import CSV → HubSpot crée vos fiches automatiquement

• Associez chaque contact à une entreprise si besoin
  
  

Étape 3 : Recréer votre pipeline

• Ajoutez les étapes : Prospect → RDV → Devis → Gagné → Perdu

• Intégrez vos deals actuels
  
  

Étape 4 : Automatiser les premières actions

• Créez un email de bienvenue automatique

• Mettez en place des tâches de relance post-appel

Étape 5 : Connecter vos outils

• Intégrez Gmail, Calendly, Zoom, Stripe

• À chaque interaction, HubSpot met à jour vos fiches sans que vous ne leviez le petit doigt
  
  

👉 En 48h, vous passez d’un CRM artisanal à un système professionnel de suivi client.

📊 Tableau comparatif final : HubSpot vs Notion

✅ Conclusion : le bon outil pour les indépendants ambitieux

Notion, c’est la boîte à outils de l’artisan : personnalisable, polyvalente, mais non automatisée.
HubSpot CRM, c’est la centrale de pilotage du professionnel : tout est pensé pour vendre, suivre, relancer, fidéliser, sans perte de temps.

👉 Notre recommandation :


Utilisez Notion pour vos notes, idées et process internes.
Mais dès que vous voulez professionnaliser votre gestion commerciale, migrer vers HubSpot CRM est une évidence.

Vous ne vendez pas juste un service. Vous offrez une expérience client fluide, réactive, moderne.

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