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Tâches à automatiser dans votre activité : le guide complet

11 Mai 2025 à 08:30

Gagnez jusqu’à 15h/semaine 💡 Découvrez les 25 tâches pro les plus faciles à automatiser dans votre TPE avec un duo gagnant : OBM + Agence.

Quelles tâches puis-je automatiser dans mon activité ? Le guide pour dirigeants de TPE

Vous souhaitez écouter un épisode de Podcast pour tout comprendre en 5 minutes dans un échange passionnnant sur les bénéfices de l'automatisation pour les TPE et le rôle crucial de l'OBM dans le pilotage des automatisations ?

La gestion d’une TPE implique une multitude de tâches répétitives qui grignotent le temps et l’énergie des dirigeants.

Pourtant, 20 à 30 % de ces tâches pourraient être automatisées (source : McKinsey). Cet article vous guide pas à pas pour identifier les processus à automatiser, comprendre les bénéfices à long terme et découvrir l’alliance stratégique OBM + Agence d’automatisation pour gagner en efficacité. Objectif : vous concentrer enfin sur ce qui crée vraiment de la valeur.

🔢 Le chiffre clé : 30 % du temps de travail automatisable d’ici 2030

Jusqu’à 30 % du temps de travail pourrait être automatisé d’ici 2030, selon les dernières analyses du McKinsey Global Institute. En Europe, ce sont près de 27 % des heures travaillées qui sont concernées – un chiffre qui grimpe à 30 % aux États-Unis, principalement sous l’effet de l’essor fulgurant de l’intelligence artificielle générative.

📌 Cette transformation est transversale à tous les secteurs, mais elle est particulièrement marquante dans les petites structures, où chaque minute optimisée peut faire la différence entre stagnation et croissance.

À l’échelle mondiale, jusqu’à 375 millions d’emplois pourraient évoluer ou être redéfinis d’ici la fin de la décennie. Les pays développés sont en première ligne de cette mutation : 32 % du travail automatisable aux États-Unis, 33 % en Allemagne.

👉 Dans ce contexte, l’automatisation devient un levier stratégique, à condition de s’y préparer intelligemment : montée en compétences, accompagnement sur mesure, et adaptation des outils aux réalités de terrain sont désormais indispensables pour transformer la contrainte en avantage concurrentiel.

1. Pourquoi automatiser ? Les bénéfices concrets

🚀 Gain de temps immédiat

Imaginez récupérer 10 à 15 heures par semaine. C’est le retour d’expérience courant des entrepreneurs ayant automatisé leurs tâches chronophages, selon une étude de Zapier.

✅ Moins d’erreurs humaines

Les erreurs de saisie ou d’envoi sont réduites drastiquement grâce à des workflows bien configurés.

💼 Meilleure répartition des ressources

Vous libérez votre équipe (ou vous-même) pour des tâches à plus forte valeur ajoutée : développement commercial, relation client, innovation…

💰 Un ROI tangible

• Une TPE ayant automatisé sa facturation et ses relances a réduit ses impayés de 40 % (QuickBooks France, 2022)

• Une agence de communication a gagné 12h/mois rien qu’avec l’automatisation des prises de rendez-vous
  
  
  

2. Les tâches administratives automatisables

Les tâches administratives sont les plus faciles à déléguer à des outils.

• 🧾 Facturation automatique et relances programmées

• 💼 Gestion simplifiée des notes de frais (via Expensify, Spendesk…)

• 📁 Archivage et classement automatique des documents

• 📊 Reporting financier mensuel automatisé

• 🧮 Déclarations fiscales préremplies ou semi-automatisées
  
  

🎯 Outils recommandés : Cegid, Pennylane, Dext, Notion + Make

3. L’automatisation dans la communication

Évitez les oublis, gagnez en réactivité et en cohérence :

• 📬 Emails de suivi, relance ou onboarding client automatiques

• 🤖 Chatbots ou assistants pour les réponses fréquentes

• 📆 Planification des posts sur réseaux sociaux (Buffer, Hootsuite…)

• 📅 Prise de rendez-vous automatisée (Calendly, TidyCal…)

• 🎤 Transcription automatique de réunions (Noota)
  
  

Bonus efficacité : une intégration entre votre CRM et ces outils permet un suivi sans friction.

4. Marketing et vente : les processus à automatiser

L'automatisation ne déshumanise pas la vente, elle l’optimise.

• 🎯 Qualification automatique des leads selon des critères définis

• 📈 Création de parcours clients personnalisés (emailing, tunnels)

• ✉️ Campagnes d’emailing segmentées selon le comportement

• 🧲 Suivi des prospects et envoi d’offres automatiques

• 🗣️ Collecte d’avis clients et analyse de satisfaction automatisées
  
  

Outils phares : ActiveCampaign, HubSpot, Lemlist, Sendinblue

5. Automatisation des opérations

Des tâches de fond mais chronophages peuvent être fluidifiées :

• 📦 Gestion des stocks et alertes de réapprovisionnement

• 📘 Onboarding client via des checklists automatisées

• 🎓 Formation interne ou client via des parcours e-learning

• 🧾 Saisie de données entre outils synchronisés

• 🔄 Connexion entre logiciels via Make ou Zapier

6. Comment identifier les tâches à automatiser en priorité ?

🧭 Une méthodologie simple :

• Listez vos tâches hebdomadaires

• Évaluez leur fréquence, leur simplicité, leur impact

• Estimez leur coût temps/erreur/opportunité

• Mesurez le ROI potentiel d’une automatisation
  
  

📋 Check-list offerte en fin d’article !

🔍 Questionnaire rapide :

1. Est-ce que je fais cette tâche plus d’une fois par semaine ?

2. Est-elle répétitive et sans valeur ajoutée directe ?

3. Existe-t-il un outil qui peut la prendre en charge ?

4. Est-ce qu’une erreur dans cette tâche coûte cher ?

7. Les limites de l’automatisation

Certaines tâches doivent rester humaines :

• 🎯 Interactions client sensibles (gestion des conflits, négociations…)

• 🧠 Décisions stratégiques ou créatives

• 💬 Empathie et relationnel

• 🚨 Surveillance des dérives d’automatisation (ex. : erreurs en cascade)
  
  

Automatiser oui, aveuglément non.

8. La solution optimale : le duo OBM + Agence d’automatisation

Le rôle de l’OBM (Office Business Manager)

• Identifie les processus à fort potentiel

• Coordonne les outils et le timing de mise en œuvre

• Suit les performances et ajuste au fil de l’eau

Voir : Fiche métier Online Business Manager

L’apport de l’Agence d’automatisation

• Installe les bons outils (sans surcoût ou doublon)

• Propose des solutions sur mesure

• Forme vos équipes

• Maintient, optimise et fait évoluer vos systèmes
  
  

💡 Le vrai plus ? L’OBM pense stratégie, l’agence d'automatisation et IA pense technique. Ensemble, ils transforment votre quotidien.

9. Témoignages et études de cas

📌 Julie, consultante : “Grâce à l’OBM et à l’agence, j’ai récupéré 15h/semaine pour développer mon offre.”

📌 Une TPE du bâtiment : automatisation de devis et facturation → -25 % de coûts de gestion administrative

Ex : Automatiser le tri des factures


📌 Marc, freelance web : “Mes clients reçoivent un suivi régulier sans que j’y pense. Résultat : +20 % de satisfaction client.”

10. Par où commencer ? Guide pratique en 5 étapes

1. Faire un audit précis de ses processus (ou se faire accompagner)

2. Fixer des objectifs clairs : gain de temps, qualité, croissance

3. Identifier les tâches répétitives à forte valeur d’automatisation

4. Choisir entre outils internes ou accompagnement OBM + agence

5. Déployer progressivement et mesurer l’impact

✅ Conclusion

L’automatisation est l’un des leviers les plus puissants pour libérer du temps, réduire les coûts et gagner en fiabilité. Mais elle ne s’improvise pas : une démarche stratégique, menée par un OBM accompagné d’une agence spécialisée, permet de tirer un maximum de valeur des outils existants.

🎯 Agissez dès maintenant : demandez votre audit personnalisé et découvrez combien d’heures par semaine vous pouvez libérer !