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Prestataire facility management : des solutions sur-mesure pour optimiser vos performances

05 Jan 2025 à 09:02

Boostez l'efficacité et réduisez vos coûts grâce à un prestataire de facility management expert. Découvrez des solutions sur-mesure adaptées à vos besoins professionnels.

Prestataire facility management : votre partenaire pour une performance optimale

Introduction : Le chiffre clé : +25 % d’efficacité opérationnelle grâce au facility management

Saviez-vous que l'externalisation des services de facility management permet d'améliorer l'efficacité opérationnelle de 25 % en moyenne, tout en réduisant les coûts (source : IFMA France) ? Dans un monde où la gestion efficace des infrastructures est cruciale pour la compétitivité, faire appel à un prestataire de facility management est une stratégie incontournable pour les entreprises ambitieuses. Mais comment choisir le bon partenaire ?

Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour optimiser vos performances et vous concentrer sur votre cœur de métier.

1. Qu'est-ce que le facility management ?

Le facility management, ou gestion des services généraux, englobe toutes les activités nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise. Cela inclut :

• La maintenance des infrastructures.
• La gestion des espaces de travail (salles de réunion, déménagements internes).
• Les services aux collaborateurs (courrier, reprographie, mobilité).
• Le pilotage des contrats liés aux équipements (sécurité, nettoyage).
  
  

Un prestataire spécialisé dans ce domaine agit comme un véritable chef d’orchestre pour garantir la continuité des services et l’optimisation des coûts.

Qu'entend-t-on par continuité de service ?

La continuité de service est un concept clé en facility management, garantissant que toutes les opérations essentielles de votre entreprise se déroulent sans interruption, quelles que soient les circonstances. Cela inclut :

• La gestion des imprévus : Absence d’un agent, panne d’équipement ou urgence imprévue, le prestataire s’assure que des solutions de remplacement sont immédiatement disponibles.
  
  
• Un suivi permanent : Les équipes dédiées veillent à ce que les prestations soient toujours assurées, même en période de forte activité ou lors de congés.
  
  
• La redondance des ressources : Un bon prestataire dispose de ressources humaines et matérielles supplémentaires pour pallier toute défaillance éventuelle.
  
  

En pratique, cela signifie que vos salles de réunion sont prêtes à temps, vos équipements critiques sont toujours opérationnels, et vos collaborateurs ne subissent aucune perturbation dans leur travail quotidien. Une continuité de service exemplaire est la promesse d’une tranquillité d'esprit totale pour votre entreprise.

Pourquoi externaliser ces services ?

1. Concentration sur le cœur de métier : Vous libérez vos équipes des tâches annexes.
2. Réduction des coûts : Les économies réalisées peuvent atteindre 30 % grâce à une meilleure gestion des ressources (source : Abondance).
3. Expertise et innovation : Les prestataires utilisent des technologies avancées comme l'IoT et les outils de gestion intégrée (CMMS).

2. Les avantages de collaborer avec un prestataire expert

2.1. Une solution sur-mesure adaptée à vos besoins

Chaque entreprise est unique. Un bon prestataire de facility management propose des solutions personnalisées qui prennent en compte :

• Votre secteur d’activité (tertiaire, industriel, santé, etc.).
• La taille de vos infrastructures.
• Vos contraintes spécifiques (réglementaires, environnementales).
  
  

2.2. Un engagement vers l’excellence opérationnelle

Les prestataires comme Plateya mettent en œuvre des processus rigoureux inspirés des meilleures pratiques industrielles. Résultat :

• Délais d’intervention réduits.
• Coûts maîtrisés et prévisibles.
• Garantie de continuité de service.

2.3. Innovation et outils digitaux

Les meilleurs prestataires intègrent des technologies de pointe :

• Capteurs connectés pour surveiller les équipements en temps réel.
• Plateformes numériques pour une transparence totale des opérations.
• Analyses prédictives pour anticiper les besoins.

3. Comment choisir le bon prestataire de facility management 

Faire le bon choix est essentiel pour tirer parti de tous les bénéfices. Voici les critères clés :

3.1. Expertise et certifications

Un prestataire de confiance dispose de certifications reconnues comme l'ISO 9001 ou l’ISO 14001, garantissant qualité et respect de l’environnement.

3.2. Expérience sectorielle

Privilégiez les entreprises ayant une expérience dans votre secteur d’activité pour une compréhension fine de vos besoins.

3.3. Flexibilité et adaptabilité

Le monde des affaires évolue rapidement. Votre prestataire doit être capable d’adapter ses services à vos nouvelles exigences.

3.4. Transparence des coûts

Demandez un devis clair, avec un modèle tarifaire détaillé pour éviter les mauvaises surprises.

4. Facility ou office management : une confusion fréquente

Le facility management et l’office management sont deux notions souvent confondues, mais qui répondent à des besoins bien distincts dans la gestion des entreprises. Comprendre leurs différences est essentiel pour choisir le bon prestataire et structurer efficacement vos opérations.

4.1. Le facility management : une gestion globale des infrastructures

Le facility management englobe l’ensemble des services nécessaires au bon fonctionnement des infrastructures d’une entreprise. Il s’agit d’un rôle stratégique et technique qui inclut :

• La maintenance des bâtiments (électricité, plomberie, climatisation).
• La sécurité des locaux (vidéosurveillance, alarmes, contrôle d’accès).
• Les services généraux (gestion du courrier, nettoyage, reprographie).
• L’optimisation des espaces pour réduire les coûts d’exploitation et maximiser l’efficacité.

Son objectif principal est de garantir la continuité des services essentiels tout en optimisant les coûts et en veillant à la satisfaction des collaborateurs.

4.2. L’office management : le pilier administratif et organisationnel

L’office management, en revanche, est davantage centré sur les tâches administratives et organisationnelles du quotidien pour l'excellence opérationnelle des entreprises. Les missions incluent :

• La gestion des agendas et des réunions.
• L’approvisionnement en fournitures de bureau.
• Le support aux équipes (accueil des visiteurs, organisation d’événements internes).
• La coordination entre les différents départements.
• Gestion des espaces de bureau pour les optimiser pour réduction des coûts et bien-être du salarié
• Gestion sociale
• Recouvrement de factures 
• Pré-comptabilité pour le dirigeant 
• Mise en place et respect de la politique RSE des entreprises (en lien avec prestataires experts).
  
  

Ce rôle, souvent confié à un office manager, vise à fluidifier les opérations administratives et à maintenir un environnement de travail agréable.



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4.3. Pourquoi cette confusion ?

La confusion entre ces deux disciplines vient du fait qu’elles peuvent parfois se recouper. Par exemple, un facility manager peut superviser des services qui soutiennent directement les collaborateurs, comme la gestion des espaces de réunion, qui est aussi une mission d’office management.

4.3. Comment choisir le bon service ?

Pour une gestion stratégique des infrastructures, optez pour un prestataire en facility management. Si vos besoins sont principalement liés à l’organisation interne et au support administratif, l’office management sera plus adapté. Cependant, certaines entreprises combinent les deux rôles pour une approche intégrée.

En conclusion, bien différencier ces notions vous permet de mieux définir vos besoins et d’externaliser efficacement les services clés de votre entreprise.

Conclusion : Transformez vos défis en opportunités avec un prestataire de qualité

Faire appel à un prestataire de facility management n’est pas seulement une décision opérationnelle : c’est une stratégie gagnante pour optimiser vos performances et atteindre vos objectifs. Alors, prêt à franchir le pas ?