Office managers

Peut-on faire le job d'office manager freelance en télétravail ?

11 Mai 2024 à 08:39

Découvrez comment un office manager peut réellement réussir en télétravail grâce à des outils numériques, une organisation innovante et une approche stratégique centrée sur le bien-être et la productivité des équipes.

Office manager : Peut-on vraiment faire le job en télétravail depuis son domicile ?

À l'ère du travail hybride, les attentes envers les office managers évoluent rapidement. Traditionnellement associés à la gestion des locaux, à la coordination des événements et à la supervision des activités de bureau, ces professionnels ont vu leur rôle se transformer pour s'adapter à un modèle plus numérique. La question qui revient souvent est : un office manager peut-il vraiment faire son travail en télétravail ?

Cet article, sous forme de témoignage de Sophie, office manager indépedante, explore la réalité du quotidien d'un office manager freelance travaillant principalement à distance.

>> Voir la fiche métier de l'office manager freelance

Le contexte : émergence du télétravail

La pandémie mondiale de 2020 a forcé les entreprises à repenser leurs modes de travail. Pour certains office managers, le passage soudain au travail à distance a été un défi. Sophie, office manager indépendante depuis 7 ans, témoigne :

"Au début, je ne voyais pas comment je pourrais accomplir mon travail à distance. J'avais l'habitude d'accueillir les nouveaux employés, d'organiser des réunions physiques, et d'assurer la maintenance des locaux. La transition vers le télétravail m'a d'abord semblé insurmontable."

Nouvelle organisation : Réinventer le métier d'office manager en Télétravail

Voyons cette courte vidéo que nosu avons mise sur notre chaîne Youtube Plateya intitulée "Le métier d'office manager peut-il se faire à distance" (consultée le 13.12.24) 




                     

Malgré ces préoccupations, Sophie a réussi à adapter ses méthodes de travail :

1. Gestion des espaces de travail virtuels :
   
   

   "J'ai appris à utiliser des outils de collaboration comme Microsoft Teams pour maintenir un environnement de travail virtuel. Je pouvais superviser les équipes, organiser des réunions, et même organiser des événements virtuels."
   
   

2. Coordination des fournisseurs :
   
   

   "Les fournisseurs étaient également confrontés à la réalité du télétravail. Grâce aux plateformes de gestion de projets, nous avons pu coordonner la livraison des fournitures et équipements, tout en maintenant une communication régulière."
   
   

3. Suivi Administratif :
   
   

   "Avec les bons logiciels de gestion documentaire, je pouvais continuer à traiter les documents, les contrats et les factures. Les signatures électroniques et le stockage en ligne ont été essentiels."
   
   

   >> Comment identifier les tâches répétitives à déléguer d'urgence à votre assistante indépendante
   
   

4. Bien-être au travail :
   
   

   "L'un des aspects les plus difficiles était de maintenir le moral des employés à distance. J'ai créé des sondages pour comprendre leurs besoins et mis en place des séances de méditation en ligne pour favoriser leur bien-être."
   
   
   

Résultats : efficacité et souplesse dans la mission de l'office manager

Après un an en télétravail, Sophie constate que ses méthodes sont efficaces :

"Le travail à distance m'a permis de gagner en souplesse dans mon emploi du temps, d'éliminer les temps de déplacement, et de rester proche des équipes grâce aux outils numériques. Les tâches administratives se sont accélérées, et l'équipe se sent soutenue."

Les limites du télétravail pour le métier d'office manager

Cependant, Sophie reconnaît les limites :

"Rien ne remplace l'énergie d'un bureau animé. Certains employés se sentent isolés, et le manque d'interactions physiques peut rendre difficile la résolution des conflits. De plus, les tâches nécessitant un accès direct aux locaux, comme la maintenance, peuvent être compliquées à gérer."

Conclusion sur la possibilité d'exercer le métier d'office manager à distance

Alors, un office manager peut-il vraiment faire son travail en télétravail ?

La réponse est oui, avec certaines adaptations. Les office managers doivent adopter une approche proactive en tirant parti des outils numériques et en restant connectés à leurs équipes. La clé réside dans la flexibilité et la capacité à adapter les processus pour répondre aux nouvelles attentes.

>> Les logiciels de communication à connaître pour l'activité d'assistante virtuelle

Sophie conclut avec optimisme :

"Je pense que l'avenir est hybride. Il est essentiel de trouver un équilibre entre présence physique et travail à distance. Le télétravail m'a permis de me concentrer davantage sur la stratégie et le bien-être, plutôt que de simplement gérer les opérations quotidiennes."