Les formulaires natifs dans notion : enfin une solution intégrée !

28 Oct 2024 à 08:48

Jusqu'à Octobre, on ne pouvait pas faire de formulaires natifs dans NOTION ! Une hérésie ! C'est désormais possible ! Découvrez comment créer et personnaliser facilement des formulaires natifs dans Notion sans outils externes ! Une nouveauté attendue qui transforme la collecte de données.

Création de formulaires natifs dans Notion : tout ce qu'il faut savoir pour maximiser cette nouvelle fonctionnalité

C'est officiel : Les formulaires natifs arrivent ENFIN dans NOTION !

Saviez-vous qu’avant octobre 2024, créer un formulaire dans Notion nécessitait obligatoirement un outil externe ?

Aujourd’hui, cette époque est révolue. Avec l’introduction des formulaires natifs directement intégrés, Notion répond enfin à une demande de longue date des utilisateurs (Notion, octobre 2024). Pour les dirigeants de TPE-PME, cette avancée permet non seulement de simplifier la collecte de données, mais aussi d’automatiser les workflows internes. Alors, comment fonctionne cette nouvelle option ? Et surtout, comment en tirer pleinement parti pour votre entreprise ?

1. Créer un formulaire directement dans Notion : un jeu d'enfant

Visionnons tout d'abord cette vidéo de Lou ATTAL extraite de la chaîne éponyme et intitulée "Formulaires natifs dans Notion : Guide complet" (consultée le 28.10.24)

La création de formulaires dans Notion devient un processus simple et fluide. Voici les étapes principales pour démarrer :

Ajouter le bloc "Formulaire" : Dans la page souhaitée, il suffit de taper /form pour générer un bloc de formulaire. Ce dernier se compose de deux vues :
- Formulaire : pour concevoir les questions.
- Réponses : pour visualiser les soumissions sous forme de tableau.
Personnaliser les questions : Notion propose une dizaine de types de questions, adaptés aux différents besoins :
- Texte : pour des réponses ouvertes,
- Choix multiples : idéal pour les enquêtes,
- Date : parfait pour les événements,
- et bien d’autres, tels que les options de fichiers, emails, et numéros de téléphone.

Avec ces types variés, chaque champ de votre formulaire peut être lié à une propriété spécifique de votre base de données, rendant la collecte et l’organisation de données bien plus fluides.

Zoom : Les 10 types de questions disponibles dans les formulaires Notion

Notion propose une gamme variée de types de questions pour structurer et organiser vos formulaires de manière optimale, chacun étant conçu pour synchroniser facilement les réponses avec une propriété de base de données correspondante :

Texte : Idéal pour les réponses libres, ce type de question se synchronise avec les propriétés "Titre" ou "Texte". Il permet aux répondants de fournir des informations détaillées.
Choix multiple : Ce format de question offre la possibilité de sélectionner des options définies, en se synchronisant avec les propriétés "Sélection" ou "Multi-sélection". Parfait pour les sondages ou pour limiter les choix.
Date : En lien direct avec les propriétés de date, ce type de question est utile pour capturer des informations temporelles, telles que les dates d’événements ou d’échéances.
Personne : Utile pour assigner des personnes à des tâches ou pour recueillir des noms d'intervenants, cette option se synchronise avec la propriété "Personne" et peut inclure des membres ou des invités du workspace Notion.
Fichiers et médias : Permet aux répondants de joindre des documents ou des images. Cette option synchronise les fichiers avec la propriété "Fichiers et médias" pour un accès facile et sécurisé.
Nombre : Spécifiquement conçu pour les réponses numériques, ce type de question se lie aux propriétés de type "Nombre", idéal pour capturer des montants, quantités ou autres valeurs chiffrées.
Case à cocher : Simple mais efficace, ce type de question fonctionne comme un champ booléen (vrai/faux), en se synchronisant avec la propriété "Case à cocher".
E-mail : En enregistrant des adresses e-mail dans une propriété dédiée, ce type de question est essentiel pour collecter des informations de contact.
URL : Conçu pour capturer des liens internet, il se synchronise avec la propriété "URL" et permet de centraliser des ressources ou des références en ligne.
Téléphone : Ce champ permet de collecter des numéros de téléphone en se synchronisant avec la propriété "Téléphone".

À noter que chaque formulaire inclut automatiquement un champ "Heure de soumission" dans la vue Réponses, afin de tracer le moment exact de chaque réponse. Ce champ peut être modifié ou supprimé, selon les besoins. Avec cette palette de types de questions, les formulaires Notion offrent une solution adaptable à une grande variété de scénarios, facilitant la collecte et la gestion des données.

Un soulagement des experts et ambassadeurs NOTION qui attendaient vraiment cette fonctionnalité FORMULAIRES NATIFS.

Toute la NOTION Sphère l'attendait, c'est enfin live. Les témoignages à chaud ont été assez expressifs à en juger cet enthousiasme d'Appoline MILON, ambassadrice Notion sur Linkedin

2. Les options avancées pour des formulaires personnalisés et adaptés

La personnalisation est un point fort des formulaires natifs de Notion. Chaque question peut être ajustée selon vos besoins spécifiques :

Obligatoire ou optionnel : Choisissez quelles questions doivent être obligatoirement complétées.
Descriptions et instructions : Ajoutez des précisions pour guider les répondants.
Sync avec les propriétés : Vous pouvez relier chaque réponse à une propriété dans votre base de données, assurant ainsi une mise à jour continue et en temps réel.

En outre, Notion offre un aperçu en temps réel du formulaire. Cette fonctionnalité permet de tester votre formulaire avant de le partager, garantissant ainsi que chaque question soit claire et appropriée.

L'option aperçu en temps réel très pratique

3. Partager et automatiser : gagnez en efficacité

Notion facilite également le partage et l’automatisation des formulaires pour en optimiser l’efficacité :

Partager le formulaire : Selon vos préférences, partagez le formulaire avec vos collaborateurs internes ou même avec un public externe. Il est possible de configurer les réponses en mode anonyme ou d’ajouter le logo Notion pour plus de branding.
Automatisation des tâches : Dès qu’une nouvelle réponse est enregistrée, vous pouvez automatiser des actions comme l’ajout d’un tag ou la notification d’un membre de l’équipe. Ces fonctionnalités permettent un suivi rapide et efficace de chaque soumission.

Les workflows peuvent ainsi être améliorés, évitant toute perte de temps liée aux saisies manuelles de données.

4. Quand recourir aux outils externes ? Les limites des formulaires natifs

Bien que la solution de formulaire natif de Notion soit puissante, elle peut présenter quelques limites pour des usages très avancés. C’est là qu’interviennent des outils complémentaires comme Noteforms et Tally :

Noteforms : Cet outil permet des personnalisations poussées, incluant des vues filtrées de la base de données et une interface très intuitive.
Tally : Proche de Notion en termes d’expérience utilisateur, Tally permet de créer des formulaires en quelques clics et de les intégrer directement dans vos pages Notion.

Ces options peuvent être utiles pour les entreprises ayant besoin de rapports plus détaillés ou de personnalisations spécifiques non couvertes par les formulaires natifs.

5. Besoin d’assistants virtuels compétents et experts Notion pour vous aider dans la création de vos formulaires ?

La création de formulaires dans Notion peut parfois nécessiter des compétences avancées pour exploiter pleinement ses capacités.

Si vous souhaitez bénéficier d’un accompagnement sur-mesure pour concevoir des formulaires parfaitement adaptés à vos besoins, des experts Notion peuvent vous assister dans cette démarche. Chez Plateya, nos assistants virtuels compétents et spécialisés en Notion sont prêts à vous guider pas à pas, de la configuration des questions à l’automatisation des réponses, pour un usage optimisé et efficace. Contactez Plateya et donnez à vos projets Notion une dimension nouvelle avec l'aide d'un spécialiste !

Conclusion

L’introduction des formulaires natifs dans Notion représente une avancée majeure pour les utilisateurs réguliers de la plateforme, notamment pour les dirigeants de TPE et PME. Cette solution intégrée simplifie non seulement la création de formulaires, mais optimise également la collecte de données en permettant un suivi précis et automatisé des réponses. Si les besoins de votre entreprise évoluent, des outils externes comme Noteforms et Tally restent disponibles pour étendre encore les possibilités.

Il est désormais temps d’explorer cette fonctionnalité pour découvrir comment elle peut renforcer votre gestion de données et simplifier vos processus. Vous êtes prêts à améliorer vos workflows ?