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Développer son activité d’assistante virtuelle avec HubSpot CRM : méthode complète

 

 

 

Dans un marché de plus en plus concurrentiel, l’assistante virtuelle qui veut se professionnaliser ne peut plus se contenter d’outils dispersés. HubSpot CRM, enrichi de l’IA native Breeze et de fonctionnalités Commerce & Service, devient aujourd’hui une plateforme unique capable de piloter toute l’activité : prospection, onboarding, devis, paiements, suivi client, automatisation et reporting.


Voici 12 étapes clés pour transformer HubSpot en véritable cockpit, scaler votre activité et gagner en crédibilité auprès de vos clients.

 

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Introduction : le nouveau visage des assistantes virtuelles

Le métier d’assistante virtuelle (AV) a connu une croissance fulgurante ces dernières années, porté par la montée du freelancing, le besoin de flexibilité des TPE/PME et la digitalisation des process internes. Mais cette réussite croissante s’accompagne d’un défi : comment gérer efficacement les clients, industrialiser les process, vendre et encaisser plus vite — sans se perdre dans des outils qui se chevauchent ?

C’est là que HubSpot intervient : longtemps perçu comme une solution réservée aux scale-ups, la plateforme a récemment fait évoluer son modèle (tarification par sièges, suppression des minima sur Sales/Service, lancement de Breeze, lancement du Commerce Hub).


Résultat : l’écosystème est désormais accessible aux indépendants et particulièrement pertinent pour une AV qui souhaite monter en gamme.

 

À lire : Sélection d'outils de communication pour l'assistante virtuelle 

 

 

1. Pourquoi HubSpot est un game changer pour les assistantes virtuelles

1.1 Le casse‑tête des outils dispersés

La plupart des AV jonglent avec une panoplie d’outils :

• Trello ou Asana pour la gestion de projet

• Google Sheets / Excel pour le suivi client

• Calendly ou Acuity pour les rendez-vous

• PayPal / Stripe pour encaisser

• Mailchimp ou Sendinblue pour la newsletter / emailing
  
  
  

Chaque outil fonctionne, mais aucun ne “parle” parfaitement avec un autre. On perd du temps à réconcilier les données, on duplique les contacts, on manque de vision globale.

1.2 Le pari HubSpot : tout rassembler

HubSpot propose une plateforme centralisée :

• Un Smart CRM : chaque contact a une fiche unique, enrichie automatiquement.

• Des outils natifs marketing / vente : formulaires, séquences, pipeline de deals, prise de rendez-vous.

• Le Commerce Hub : devis, e‑signature, paiements, abonnements.

• Le Service Hub : tickets, knowledge base, support.

• L’IA native Breeze : résumés, automatisations, génération de contenus.
  
  
  

Pour une AV, cela veut dire : réduire le nombre d’outils (moins de maintenance, moins d’erreurs), avoir une cohérence de bout en bout, et projeter une image premium et intégrée auprès de ses clients.

2. Choisir la bonne formule HubSpot (sans se ruiner)

2.1 Le modèle “par sièges” (seat‑based pricing)

Depuis le 5 mars 2024, HubSpot facture ses abonnements par Core Seats + seats additionnels (Sales, Service, Commerce) — sans minimum obligatoire par hub.

 

Une AV solo peut donc commencer avec 1 siège (le fameux Core Seat) sans être forcée à souscrire 5 licences minimum.

Le Core Seat donne l’accès au CRM (Smart CRM) et aux fonctions de base des hubs souscrits.  Ensuite, si vous ajoutez Sales Pro ou Commerce Pro, il faudra des seats dédiés.

 

2.2 Le bon point d’entrée

Pour démarrer :

• CRM / Starter Customer Platform : environ 15 $/mois/utilisateur selon les conditions (accès aux hubs de base) 

• Commerce Hub Starter : devis simples, liens de paiement basiques

• Pas besoin de Marketing / Sales Pro dès le début — Starter suffit pour poser les fondations.
  
  
  
  

2.3 Quand monter en gamme ?

• Vous dépassez 5–10 clients actifs ou votre volumétrie d’emails

• Vous avez besoin du Marketing Pro (nurturing, workflows conditionnels, scoring)

• Vous voulez des playbooks, des SLA, des équipes : passez Sales / Service Pro

• Vous voulez des devis avancés (CPQ), la facturation récurrente : passez Commerce Pro 
  
  
  

👉 Pour une AV en phase de démarrage, rester sur Starter est la démarche la plus raisonnable. L’upgrade se fera naturellement avec la croissance.

3. Mettre en place ton Smart CRM : les fondations

3.1 Les objets essentiels

Pour structurer ton activité dans HubSpot, définis dès le départ :

• Contacts : chaque personne avec laquelle tu interagis

• Entreprises : les sociétés clientes

• Deals / Opportunités : tes propositions en cours

• Produits / Services : tes offres (packs d’heures, abonnements, modules complémentaires)
  
  
  

3.2 Propriétés personnalisées

Selon ton domaine, ajoute des propriétés sur les contacts ou entreprises, par exemple :

• Type de mission (administratif, customer care, prospection)

• Budget mensuel alloué

• Canal d’acquisition (LinkedIn, referral, site web)

• Date de renouvellement

• Statut contractuel
  
  
  

3.3 Lifecycle Stages

Mets en place une progression logique :

Suspect → Lead → Prospect → Client → Récurrent → Perdu

Cela permet de visualiser où se situe chaque contact dans le tunnel et de piloter les actions adaptées.

3.4 Lead scoring (optionnel / Pro)

Si tu arrives à un stade où tu reçois trop de leads, tu peux utiliser le lead scoring pour trier les plus pertinents (points pour ouverture email, visites pages tarif, réponse devis). Cela aide à prioriser ton énergie.

3.5 Normaliser et structurer

Dès le début, impose des formats de saisie (menus déroulants plutôt que champs libres) et un vocabulaire unique (ex. “Pack 10h” et non “10h / pack” / “10 heures”) pour éviter le chaos des doublons.

4. Générer des leads comme une pro

HubSpot Starter propose déjà des briques puissantes :

• Formulaires intégrés reliés au CRM

• Landing pages (pages d’atterrissage)

• Lien de prise de rendez-vous (sans Calendly)

• Chat / bot simple en version Pro éventuellement
  
  
  

Exemples concrets

1. Crée une landing page “Diagnostic 20 min offert” avec un formulaire : dès qu’un prospect remplit, un contact est créé dans le CRM et il est assigné automatiquement à une séquence de bienvenue.

2. Le lien de RDV : intègre un calendrier dans ta page “Contact” pour que le lead prenne rendez-vous, sans friction.

3. Active le chat : dès qu’un visiteur a une question, tu engages en direct ; si tu es occupée, il laisse un message qui alimente le CRM.
   
   
   

Ce dispositif te permet de capturer des leads automatiquement, de les qualifier et de les nourrir sans intervention manuelle.

5. L’IA Breeze : ton copilote intelligent

HubSpot intègre une couche d’IA baptisée Breeze, répartie en trois volets : Copilot, Agents et Intelligence. 

5.1 Breeze Copilot

Disponible dans l’interface, Copilot t’aide à rédiger des emails, transformer des idées en textes, générer des contenus (articles, CTAs, landing pages) en s’appuyant sur les données de ton CRM. 

Tu peux par exemple surligner un paragraphe, demander à “réécrire dans un ton plus professionnel”, et obtenir un texte prêt à envoyer.

5.2 Breeze Agents

Ces agents IA sont conçus pour exécuter des tâches de façon autonome : prospection, contenu, support client, knowledge base.

• Customer Agent : résout plus de 50 % des tickets, accélère le traitement du support

• Knowledge Base Agent : identifie les lacunes dans ta documentation et propose des articles automatiquement

• Prospecting Agent : recherche des prospects, personnalise des emails en fonction du contexte du CRM

• Content Agent : génère des articles, landing pages, posts en s’appuyant sur ton ton, ta marque, et les données CRM
  
  

⚠️ Note : certaines agents sont encore en bêta et nécessitent des conditions (Marketing Pro, Sales Pro). 

5.3 Breeze Intelligence

C’est le moteur de data intelligence : enrichissement automatique des fiches contact/entreprise, perspectives de scoring, données comportementales, suggestions d’automatisations. 

👉 Pour une AV, l’IA Breeze offre un gain de temps significatif : résumés automatiques de fiches, suggestions d’emails, automatisation rapide des workflows. Un copilote permanent au service de ta productivité.

6. Construire ton pipeline de ventes

6.1 Définir les étapes du cycle

Un pipeline bien structuré facilite la visualisation et l’automatisation. Voici un exemple de cycle adapté à une AV :

1. Nouveau Lead

2. Appel découverte

3. Proposition envoyée

4. Négociation

5. Signature & paiement

6. Onboarding

7. Mission en cours

8. Renouvellement / Upsell
   
   
   

Chaque étape doit déclencher des actions ou automatisations (email, création de tâche, relance).

6.2 Visualisation et automatisation

Le pipeline se présente en mode Kanban dans HubSpot : glisser-déposer, vue claire.
Tu peux configurer des workflows automatisés associés à certaines transitions (ex. : quand un deal passe de “Proposition” à “Négociation”, déclencher une tâche de relance).

6.3 Règles de qualification

Définis clairement ce qui qualifie un lead pour “Proposition” (ex. budget > X, besoin identifié, alignement). Cela évite d’envoyer des devis à des prospects non qualifiés.

👉 Un pipeline clair + automatisations = moins de risque d’oublis, de relances manquées ou de clients perdus.

7. Devis, e-signature et encaissements

Le Commerce Hub (version Pro ou avancée) est une arme majeure pour une AV, car il permet de gérer toute la transaction dans HubSpot.

7.1 Devis CPQ (Configure Price Quote)

Avec Commerce Pro, tu peux configurer des offres packagées (packs d’heures, modules, options) directement dans le devis. HubSpot a retiré l’ancien système de devis “Legacy Quotes” pour les nouveaux portails après le 3 septembre 2025.

Le nouveau seat Commerce Pro à 85 $/mois (tarif 2025) permet cette fonctionnalité avancée.

7.2 E-signature native

L’intégration de Dropbox Sign permet au client de signer le devis directement depuis la plateforme, sans avoir à gérer des PDF externes.

7.3 Paiement en ligne et abonnements

Le client peut payer dès la signature (via Stripe ou autres intégrations) et tu peux proposer des abonnements (paiements récurrents) pour des contrats mensuels ou trimestriels.

👉 Résultat : ton client signe, paye, et tu peux déclencher automatiquement la phase d’onboarding ou le lancement de la mission.

 

8. Réussir l’onboarding client

L’onboarding est un moment clé de la relation client : bien cadré, il sécurise la confiance et évite les retards.

8.1 Playbooks & checklists

Crée des checklists structurées dans HubSpot ou intègre-les via playbooks (si tu utilises Sales/Service Pro). Par exemple :

• Accès aux outils (compte client, accès partagé)

• Cahier des charges (formulaire initial)

• Plan de communication

• Calendrier des livrables
  
  
  

8.2 Workflow d’onboarding

Automatise les premières étapes :

• Envoi d’un questionnaire d’accueil

• Création d’un ticket “Onboarding”

• Génération de tâches dans l’outil de production (Asana, ClickUp)

• Envoi d’un mail de bienvenue avec guide de collaboration

8.3 Email de bienvenue & guide

Prépare un modèle d’email chaleureux qui explique les prochaines étapes, rappelle les points de contact et fixe les attentes.

👉 Cela donne immédiatement une impression de sérieux, réduit les incertitudes du client, et t’assure de ne rien oublier.

9. Gérer la production et le support

9.1 Suivi de mission

Utilise les tickets du Service Hub pour formaliser chaque demande client (bug, question, ajustement). Chaque ticket peut être relié à un contact / deal.

9.2 Intégrations externes

Si tu utilises Asana, ClickUp, Monday, etc., tu peux déclencher la création de tâches à partir du pipeline ou des tickets HubSpot. Cela te permet de garder la gestion opérationnelle dans l’outil de production que tu maîtrises.

9.3 Service client pour tes clients

Certaines AVs proposent des missions de support (customer care). Avec HubSpot :

• Inbox partagée,

• Base de connaissances (FAQ) accessible aux clients,

• Mise en place de SLA (dans version Pro) pour garantir des temps de réponse.
  
  

👉 Tu peux offrir à ton client une solution complète “clé en main”, d’un statut d’AV à celui de co‑gestionnaire de son service client.

10. Piloter sa rentabilité

Pour scaler, il ne suffit pas de multiplier les clients : il faut garder une vision fine de la rentabilité.

10.1 Tableaux de bord & reporting

Crée des dashboards personnalisés dans HubSpot :

• Pipeline global

• Taux de conversion entre étapes

• Valeur moyenne des deals

• Durée moyenne du cycle
  
  
  

10.2 Temps vs revenu

Si tu utilises Harvest, Toggl ou autre outil de time tracking, connecte-les à HubSpot pour rapprocher les heures passées vs les revenus générés — tu pourras ainsi identifier les clients peu rentables.£

10.3 Suivi des renouvellements

Crée des scénarios d’alerte dès qu’un contrat arrive à son terme pour automatiser les relances de renouvellement ou upsell.

👉 Ces indicateurs te permettent de piloter ton activité avec précision et d’orienter ton énergie vers ce qui rapporte réellement.

11. Automatiser pour scaler

Voici quelques workflows stratégiques à mettre en place :

• Relance devis : si un devis n’est pas signé dans 3 jours, envoie un email + crée une tâche « appel de relance ».

• Onboarding express : dès que le devis est signé, déclenche la séquence d’onboarding (emails, tickets, tâches).

• Réactivation clients dormants : si aucune action client depuis 60 jours, envoie un email “audit flash / check-up”.

• Nurturing prospects : envoyez une mini-série d’emails (3 à 5 messages) pour rester top of mind.
  
  

Chaque automatisation bien pensée te libère du travail répétitif, te permet de “travailler pendant que tu dors” et d’augmenter ton taux de conversion.

12. Plan d’évolution (roadmap de montée en puissance)

Phase	Nombre de clients estimés	Formule HubSpot	Objectifs clés / features activées
Phase 1	0 à 5	Starter (CRM + Commerce Starter)	Pose des fondations, génération de leads, devis simples
Phase 2	5 à 15	Ajout Sales / Service Pro	Séquences avancées, playbooks, SLA
Phase 3	15+	Commerce Pro, Marketing Pro	Devis CPQ, abonnements, nurturing avancé
Phase 4	Équipe / agence	Enterprise (permissions avancées)	Reporting custom, IA agents, gestion d’équipe

En fonction de ta croissance et de ta capacité opérationnelle, tu actives les modules nécessaires au bon moment, sans payer pour du “superflu” trop tôt.

Conclusion : HubSpot comme levier de professionnalisation

Faire évoluer son activité d’assistante virtuelle n’est plus seulement une question de compétences administratives ou relationnelles. C’est surtout une affaire de système. Avec HubSpot, tu centralises chaque interaction, chaque devis, chaque paiement, chaque suivi client dans une plateforme cohérente.

Grâce à l’évolution tarifaire (modèle par sièges), à l’IA Breeze et au Commerce Hub, HubSpot n’est plus réservé aux scale-ups : c’est aujourd’hui une arme stratégique pour une AV qui veut scaler sans se disperser.

 

 

 

Si tu maîtrises ces 12 étapes, tu passes du statut d’exécutante multitâche à celui de partenaire stratégique outillé. Et c’est précisément ce qui différencie une AV “lambda” d’une AV que les clients recommandent, fidélisent et avec laquelle ils construisent sur le long terme.