Vous voulez automatiser vos tâches mais ne savez pas par où commencer ? Découvrez le modèle parfait de brief automatisation pour éviter les erreurs et réussir votre projet.
Comment rédiger un brief automatisation efficace pour transformer vos processus
Le brief d’automatisation est l’étape fondatrice pour toute TPE-PME souhaitant automatiser ses processus.
Mais mal cadré, il conduit souvent à des déploiements inefficaces ou à des budgets mal utilisés. Cet article vous offre une structure de brief complète et actionnable, pensée pour les dirigeants et chefs de projets.
Suivez le guide pour gagner du temps, limiter les erreurs humaines et réussir votre automatisation dès la première itération.
Le chiffre clé : 63 % des projets d’automatisation échouent faute de cadrage clair
Selon une étude d’Ernst & Young (EY, 2023), plus de 6 projets d'automatisation sur 10 échouent à générer un ROI satisfaisant… principalement à cause d’un manque de structuration initiale.
Or, un brief bien rédigé est la clé pour guider vos prestataires, éviter les pertes de temps et garantir une mise en œuvre fluide.
À la recherche une agence automatisation N8N, Make ... ?
Je cherche un expert pour
mon projet d'automatisation
À lire aussi : N8N : automatisations et agents IA en no code
Pourquoi structurer un brief automatisation est essentiel
Un bon brief permet de :
-
Clarifier les objectifs et attentes,
-
Éviter les dérives de planning ou de budget,
-
Guider les experts no-code ou développeurs,
-
Garantir un résultat conforme aux enjeux de votre entreprise.
Voyons maintenant, point par point, comment construire un brief automatisation parfait pour votre entreprise.
1. 📌 Cadrer le projet : poser les bases solides
Avant toute chose, il faut poser un cadre clair et complet du projet. Voici les éléments à documenter.
🔹 Contexte du projet
-
Entreprise / Organisation : taille, secteur, enjeux digitaux actuels.
-
Objectif global : gain de temps, conformité RGPD, réduction des erreurs…
-
Acteurs impliqués : dirigeant, marketing, finance, support…
-
Maturité digitale : déjà des outils no-code ? des automatisations en place ?
💡 Conseil : plus vous êtes précis ici, plus votre prestataire pourra concevoir une solution sur mesure et scalable.
2. 🎯 Définir les objectifs précis de l’automatisation
L’automatisation est un levier stratégique à condition d’avoir des objectifs mesurables.
🎯 Ce qu’on cherche à éliminer
-
Tâches manuelles chronophages
-
Doublons de saisie
-
Suivis non traçables
📈 Résultats attendus
-
2h gagnées par jour
-
100 % de traçabilité
-
-30 % d’erreurs de saisie
📊 KPI de succès
-
Temps gagné
-
Réduction des coûts
-
Taux d’erreurs
-
Temps de traitement
📌 Astuce Plateya : définissez un ou deux objectifs primaires, et mesurez-les avec des KPI concrets.
3. 🔍 Documenter le processus actuel (AS-IS)
Sans compréhension claire du “avant”, impossible de construire un “après” solide.
🔸 Détaillez les étapes actuelles
-
Étapes manuelles (ordre chronologique)
-
Outils utilisés : Gmail, Slack, Hubspot, Excel…
🔸 Douleurs identifiées
-
Double saisie
-
Lenteur
-
Erreurs humaines
-
Volumes élevés (leads, factures, messages…)
| Étape | Outil utilisé | Problème rencontré |
| Saisie client | Excel | Risque d’erreur |
| Transfert | Excel | Saisie manuelle |
| Relance | Téléphone | Non traçable |
📌 Utilisez un schéma chronologique ou un tableau comme ci-dessus pour illustrer la friction.
4. 🚀 Décrire le workflow cible (TO-BE)
C’est ici que le futur se dessine : simplification, fiabilité, scalabilité.
🔹 Déclencheur (trigger)
Ex. : nouveau formulaire rempli, paiement validé, fichier déposé…
🔹 Étapes automatiques
-
Création contact CRM
-
Notification Slack
-
Envoi mail personnalisé
-
Mise à jour Notion / Airtable
🔹 Actions humaines intégrées
Certaines décisions doivent rester humaines (ex. validation de devis, choix de canal de relance).
🧪 Exemple de scénario automatisé :
Un prospect remplit le formulaire Typeform → un contact est créé dans Hubspot → un email est envoyé → une tâche est ajoutée dans ClickUp pour l’équipe commerciale.
5. 🧰 Lister les outils & contraintes techniques
Soyez précis pour éviter les mauvaises surprises.
Outils à connecter :
-
Notion, Slack, Make, Zapier, Hubspot, Google Sheets…
Accès disponibles :
-
Webhooks, comptes utilisateurs, API ?
Contraintes :
-
Pas d’accès admin ?
-
Hébergement sécurisé exigé ?
-
Quotas API limitants ?
🛑 Mentionnez ici tout ce qui pourrait bloquer ou limiter l’automatisation.
6. 🔐 Identifier les risques & contraintes
RGPD et sécurité :
-
Données sensibles ?
-
Localisation des serveurs ?
-
Chiffrement requis ?
Coût :
-
Scénarios Make : nb d’opérations ?
-
Zapier : tasks mensuels ?
-
n8n : hébergement sur serveur privé ?
Résilience :
-
Que se passe-t-il si une étape échoue ?
-
Qui gère les erreurs ?
-
Qui maintient le système si une API évolue ?
7. 📈 Estimer la valeur & prioriser les scénarios
💎 Priorisation :
-
Quick wins à fort impact
-
Automatisations secondaires (si budget restant)
🔄 ROI estimé :
-
Temps gagné x coût horaire
-
Réduction de SaaS superflus
8. 📦 Définir les livrables attendus
Pour une collaboration claire et fluide avec un expert N8N ou autres systèmes d'automatisations, listez vos attendus.
-
📄 Documentation visuelle (schémas, explications)
-
🔧 Paramétrages commentés
-
📊 Tableau de bord d’exécution
-
🎥 Formation courte ou pas-à-pas
9. 🤝 Cadrer la collaboration
-
Budget / Forfait / TJM
-
Délais clairs : POC sous 2 semaines ? Livraison complète en 1 mois ?
-
Canaux de communication : Slack, Notion, Visio ?
-
Support & maintenance : incluse ou non ?
10. 📎 Annexes utiles
-
Captures d’écran des process actuels
-
Export anonymisé de données type (ex. CSV clients)
-
Liste des contacts ou référents
🔚 Conclusion : un bon brief est un investissement, pas un coût
Structurer un brief d’automatisation ne prend que quelques heures, mais peut vous faire économiser des semaines de développement mal orienté. C’est aussi le meilleur moyen de rentabiliser chaque euro investi, et de bâtir une infrastructure digitale évolutive, fiable et robuste.
📩 Et maintenant ?
Vous avez besoin d’un œil expert pour auditer vos process ou rédiger votre brief complet ? 👉 Contactez l’équipe Plateya pour une session gratuite de pré-cadrage automatisation.
